Datenschutzerklärung

Telefon: +49 178 2008288
E-Mail: kontakt@tom-gre-it.de

Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich im Rahmen der geltenden datenschutzrechtlichen Vorschriften, insbesondere der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) sowie, soweit einschlägig, des Telekommunikation-Digitale-Dienste-Datenschutz-Gesetzes (TDDDG).

Die Verarbeitung erfolgt insbesondere zu folgenden Zwecken:

• Bereitstellung und sichere Auslieferung der Website
• Bearbeitung von Anfragen und Kommunikation mit Interessenten
• Beantwortung allgemeiner Fragen über den KI-Chatbot
• Geschäftsanbahnung, Organisation von Vertriebsaktivitäten sowie Verwaltung potenzieller und bestehender Geschäftskunden
• Wahrung der Stabilität und Sicherheit des technischen Betriebs

Rechtsgrundlagen sind insbesondere:

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit es um die Anbahnung oder Durchführung geschäftlicher Kontakte geht
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an einer sicheren, funktionsfähigen und professionellen Website, an nutzerfreundlicher Kommunikation sowie an einer gezielten Geschäftsanbahnung und effizienten Vertriebsorganisation
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, soweit eine Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht

Diese Website wird über Vercel bereitgestellt. Beim Aufruf der Website werden technisch notwendige Daten verarbeitet, um die Seiten auszuliefern und die Stabilität sowie Sicherheit des Betriebs zu gewährleisten.

Hierzu können insbesondere folgende Daten in Server-Logfiles verarbeitet werden:

• IP-Adresse
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs
• aufgerufene Seite oder Datei
• Browsertyp und Browserversion
• verwendetes Betriebssystem
• Referrer-URL
• technische Statusinformationen, etwa HTTP-Statuscodes

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der sicheren und zuverlässigen Bereitstellung der Website sowie in der Erkennung und Analyse technischer Fehler.

Auf dieser Website wird ein KI-gestützter Chatbot eingesetzt. Er dient dazu, Fragen zu Leistungen, Preisen, Ablauf, Showcases sowie allgemeinen Informationen zur Website und zu den angebotenen Leistungen zu beantworten.

Wenn Sie den Chat nutzen, werden die von Ihnen eingegebenen Nachrichten verarbeitet, damit eine passende Antwort erzeugt und die Kommunikation über die Website ermöglicht werden kann.

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in einer nutzerfreundlichen, zeitnahen Beantwortung häufiger Fragen und einer verbesserten Bereitstellung unserer Website-Inhalte. Soweit über den Chat bereits konkrete vorvertragliche Anliegen zu einer Website, einem Angebot oder einem KI-Assistenten mitgeteilt werden, kann ergänzend Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO einschlägig sein.

Bitte geben Sie in den Chat keine sensiblen Daten ein, insbesondere keine Gesundheitsdaten, Zahlungsdaten, Passwörter oder sonstige vertrauliche Informationen.

Eine dauerhafte Speicherung von Chatverläufen in einer eigenen Datenbank erfolgt nicht. Die Verarbeitung erfolgt nur im erforderlichen Umfang zur Beantwortung der jeweiligen Chatnachricht.

Für die Bereitstellung des KI-Chatbots wird die Claude API des Anbieters Anthropic, PBC, USA, eingesetzt.

Dabei können die von Ihnen eingegebenen Chatnachrichten sowie technisch erforderliche Metadaten an Anthropic übermittelt werden, soweit dies für die Generierung einer Antwort erforderlich ist.

Die Verarbeitung erfolgt zur Beantwortung Ihrer Chatnachricht und stützt sich je nach Inhalt der Anfrage auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO sowie bei konkreten vorvertraglichen Anliegen ergänzend auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Nach Angaben des Anbieters werden Eingaben und Ausgaben aus der kommerziellen API-Nutzung standardmäßig nicht zum Training der Modelle verwendet.

Eine Übermittlung personenbezogener Daten in die USA kann hierbei nicht ausgeschlossen werden. Soweit erforderlich, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage geeigneter Garantien, etwa von Standardvertragsklauseln oder anderen zulässigen Übermittlungsmechanismen.

Es werden keine API-Schlüssel oder internen Systemdaten an Nutzer ausgegeben. Unabhängig davon sollten Sie über den Chat keine sensiblen oder vertraulichen Informationen übermitteln.

Wenn Sie per E-Mail, über eine bereitgestellte Anfragefunktion oder auf anderem Weg Kontakt mit uns aufnehmen, verarbeiten wir die von Ihnen übermittelten Angaben, um Ihre Anfrage zu bearbeiten, Rückfragen zu stellen und eine spätere geschäftliche Kommunikation vorzubereiten.

Das betrifft aktuell insbesondere Kontaktaufnahmen per:

• E-Mail
• Telefon
• WhatsApp
• Abstimmung zu einem Zoom-Termin
• aktiv bestätigte Anfragefunktion im Homepage-Chat

Verarbeitet werden dabei je nach Anfrage insbesondere folgende Angaben:

• Name
• Firma oder Unternehmen
• Branche
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer
• gewünschter Leistungsumfang
• Angaben zu einer bestehenden Website
• Interesse an einem KI-Assistenten
• Nachricht beziehungsweise Inhalt der Anfrage
• bei Nutzung der Anfragefunktion zusätzlich eine kurze Chat-Zusammenfassung

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Ihre Anfrage auf eine Zusammenarbeit, ein Angebot oder sonstige vorvertragliche Maßnahmen gerichtet ist, sowie ergänzend auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO zur effizienten Bearbeitung allgemeiner Kommunikation.

Bei der Anfragefunktion im Homepage-Chat werden die Angaben erst dann per E-Mail übermittelt, wenn der Nutzer zuvor eine Zusammenfassung gesehen, die Verarbeitung bestätigt und aktiv auf "Anfrage senden" geklickt hat.

Verwendeter Bestätigungstext: "Mit dem Absenden erklären Sie sich einverstanden, dass Ihre Angaben zur Bearbeitung Ihrer Anfrage verarbeitet und per E-Mail an Tomasz Gregorczyk IT-Dienstleistungen & Softwareentwicklung gesendet werden."

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Bearbeitung der Anfrage und eine etwaige anschließende Kommunikation nicht mehr erforderlich sind, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Bei einer Kontaktaufnahme über WhatsApp oder im Zusammenhang mit Zoom-Terminen erfolgt die Kommunikation über externe Dienste. Dabei gelten ergänzend die Datenschutzbestimmungen der jeweiligen Anbieter.

tom-gre-it spricht potenzielle Geschäftskunden, etwa Friseursalons und andere lokale Betriebe, auch selbst an. Daten dieser Unternehmen und ihrer Ansprechpartner werden dafür in einer internen Lead- und Kundenverwaltung (CRM) erfasst.

Reine Unternehmensdaten sind nicht automatisch personenbezogene Daten. Angaben zu natürlichen Personen, etwa zu Ansprechpartnern oder Einzelunternehmern, können dagegen personenbezogen sein. Soweit die genannten Angaben personenbezogene Daten darstellen, gelten die folgenden Hinweise.

Verarbeitet werden können insbesondere:

• Unternehmensname
• Geschäftsanschrift
• geschäftliche Telefonnummer
• Name und Funktion eines Ansprechpartners, soweit erforderlich
• geschäftliche E-Mail-Adresse
• Stand beziehungsweise Status der Kontaktaufnahme
• vereinbarte Rückruf- oder Folgetermine
• kurze sachliche Notizen zur Geschäftsanbahnung

Die Daten stammen aus folgenden Quellen:

• direkt von Ihnen, etwa im persönlichen Gespräch vor Ort oder am Telefon
• aus öffentlich zugänglichen Quellen, etwa Unternehmenswebseiten, öffentlich zugänglichen Branchen- und Unternehmensverzeichnissen oder Kartendiensten

Die Verarbeitung erfolgt zu folgenden Zwecken:

• Geschäftsanbahnung und Ansprache potenzieller Geschäftskunden
• Organisation von Vertriebsaktivitäten
• Dokumentation des Kontaktverlaufs
• Durchführung vereinbarter Rückrufe und Folgetermine
• Verwaltung potenzieller und bestehender Geschäftskunden

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der gezielten Ansprache potenzieller Geschäftskunden sowie in einer effizienten Organisation und Dokumentation unserer Vertriebsaktivitäten. Soweit auf Ihre Anfrage hin konkrete vorvertragliche Maßnahmen erfolgen, erfolgt die Verarbeitung ergänzend auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; nach Vertragsschluss kann diese Rechtsgrundlage auch für die Vertragsdurchführung einschlägig sein.

Zugriff auf diese Daten haben nur Personen, die bei tom-gre-it mit Vertrieb und Kundenbetreuung betraut sind. Eine Weitergabe zu Werbezwecken an Dritte findet nicht statt.

Die Daten werden nur so lange gespeichert, wie sie für die Geschäftsanbahnung, die Organisation des Vertriebs oder eine bestehende Geschäftsbeziehung erforderlich sind oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Widersprechen Sie der Verarbeitung für Zwecke der Direktwerbung, werden Ihre personenbezogenen Daten hierfür nicht mehr verwendet. Soweit erforderlich, kann eine minimale Sperrinformation gespeichert bleiben, um den Widerspruch dauerhaft zu berücksichtigen.

Widerspruch gegen Direktwerbung: Sie können der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für Zwecke der Direktwerbung jederzeit widersprechen (Art. 21 Abs. 2 DSGVO). Eine formlose Mitteilung an kontakt@tom-gre-it.de oder telefonisch an +49 178 2008288 genügt.

Bei der Erfassung eines Leads vor Ort kann die Geschäftsadresse des gerade besuchten Unternehmens über die Schaltfläche "Aktuellen Standort verwenden" automatisch ermittelt werden.

Verwendet wird dabei ausschließlich der Standort des Geräts, das die für tom-gre-it tätige Person im Vertrieb nutzt. Der Standort der besuchten Personen wird weder abgefragt noch erfasst.

• Der Standortzugriff erfolgt nur nach einem aktiven Klick und erfordert die Freigabe im Browser.
• Pro Klick wird der Standort genau einmal abgefragt. Es findet keine fortlaufende Standortüberwachung statt und es wird kein Bewegungsprofil erstellt.
• Die GPS-Koordinaten werden nur vorübergehend für die Adressbestimmung verwendet und weder im Lead noch an anderer Stelle dauerhaft gespeichert.
• Gespeichert wird nur die daraus ermittelte und gegebenenfalls anschließend korrigierte Geschäftsadresse.

Für die Umwandlung der Koordinaten in eine lesbare Adresse (Reverse Geocoding) nutzen wir den öffentlichen Nominatim-Dienst von OpenStreetMap (nominatim.openstreetmap.org). Übermittelt werden dabei die auf fünf Nachkommastellen gerundeten Koordinaten sowie technisch notwendige Verbindungsdaten unseres Servers. Die Anfrage erfolgt serverseitig über unsere Anwendung; an Nominatim wird daher nicht unmittelbar die IP-Adresse des verwendeten Smartphones übermittelt. Der Dienst wird ausschließlich im Rahmen dieser aktiv ausgelösten Standortfunktion verwendet. Ein Verlauf von GPS-Positionen wird durch tom-gre-it nicht geführt. Für den Nominatim-Dienst gelten ergänzend dessen eigene Datenschutzinformationen und Nutzungsbedingungen.

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in einer schnellen und fehlerarmen Erfassung von Geschäftsadressen im Außendienst.

Diese Website verwendet keine Marketing- oder Tracking-Cookies. Soweit technisch notwendige Verarbeitungen oder kurzfristige Speichervorgänge für den sicheren Betrieb der Website erforderlich sind, erfolgen diese auf Grundlage der einschlägigen gesetzlichen Vorschriften und unseres berechtigten Interesses an einer funktionsfähigen Website.

Personenbezogene Daten werden nur dann an Dritte weitergegeben, wenn dies zur Bereitstellung der Website, zur Kommunikation oder zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich ist.

Empfänger können insbesondere sein:

• Vercel für das Hosting und die technische Bereitstellung der Website
• Anthropic, PBC, USA, soweit KI-Antworten über die Claude API bereitgestellt werden
• Resend, Inc., soweit Anfragen über die Homepage-Anfragefunktion serverseitig per E-Mail versendet werden
• der Nominatim-Dienst von OpenStreetMap, soweit die Standortfunktion zur Adressbestimmung genutzt wird (übermittelt werden nur Koordinaten und technische Verbindungsdaten)
• Kommunikationsdienste, soweit Sie diese Kontaktwege nutzen, etwa WhatsApp oder Zoom
• öffentliche Stellen oder Behörden, soweit eine gesetzliche Verpflichtung besteht

Soweit Dienste von Anbietern mit Sitz oder Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union oder des Europäischen Wirtschaftsraums genutzt werden, kann eine Übermittlung personenbezogener Daten in Drittländer nicht ausgeschlossen werden.

Dies kann insbesondere bei Vercel, Anthropic, Resend, WhatsApp oder Zoom relevant sein. In solchen Fällen achten wir darauf, dass die Verarbeitung nur auf einer zulässigen datenschutzrechtlichen Grundlage erfolgt, etwa unter Einsatz geeigneter Garantien wie Standardvertragsklauseln, soweit diese vom jeweiligen Anbieter bereitgestellt werden.

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

Anfragen und Korrespondenz werden in der Regel so lange gespeichert, wie dies zur Bearbeitung des Anliegens, zur weiteren Kommunikation oder zur Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Pflichten erforderlich ist. Server-Logdaten werden nur für einen begrenzten Zeitraum vorgehalten, soweit dies für Sicherheit und Fehleranalyse notwendig ist.

Daten aus der Lead- und Kundenverwaltung werden so lange gespeichert, wie sie für die Geschäftsanbahnung, die Organisation des Vertriebs oder die laufende Geschäftsbeziehung erforderlich sind oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. GPS-Koordinaten aus der Standortfunktion werden nicht gespeichert.

Für Chatinhalte gilt, dass keine dauerhafte eigene Chatverlaufsdatenbank betrieben wird. Soweit externe Dienstleister eingebunden sind, gelten ergänzend deren jeweilige Speicher- und Löschregeln.

Sie haben im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf:

• Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten
• Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung unvollständiger Daten
• Löschung Ihrer Daten
• Einschränkung der Verarbeitung
• Datenübertragbarkeit
• Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer Daten
• Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft

Der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für Zwecke der Direktwerbung können Sie jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen (siehe Abschnitt 7).

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren.

Zuständig ist beispielsweise die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW).

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene Daten vor Verlust, Manipulation, unberechtigtem Zugriff oder sonstiger unbefugter Verarbeitung zu schützen.

Dazu gehören insbesondere:

• verschlüsselte Übertragung per TLS/HTTPS
• beschränkte Zugriffe auf Daten und Systeme
• sorgfältige Auswahl technischer Dienstleister

Stand: 4. Oktober 2026

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, wenn sich die Website, eingesetzte Dienste oder die rechtlichen Anforderungen ändern. Die jeweils aktuelle Fassung wird auf dieser Seite veröffentlicht.